Le plan d’action est à mes yeux une arme à coups multiples. Il permet de synthétiser la liste des sujets ou problèmes à traiter et des actions à mener, de citer les personnes responsables de ces actions et de fixer leurs délais de réalisations. C’est aussi un moyen de mettre les équipes en ordre de marche et de montrer au donneur d’ordre que la situation est prise en main et que l’on est à priori sur la bonne voie.
La liste des actions doit être un mixte d’idées du manager de transition qui amène son point de vue extérieur et son expertise et des meilleures idées du personnel de l’entreprise qui doit se sentir ainsi valoriser par la prise en compte de son opinion.
Un délai de quelques semaines me paraît raisonnable pour établir un plan d’action complet, mais l’expérience montre là aussi que les circonstances nécessitent parfois de passer à l’action très rapidement et que, dans les situations de crise en particulier, les beaux plans d’actions sont souvent remis en cause par les imprévus et changements de priorité. L’important est qu’au moins quelques actions à fort impact soient réalisées le plus rapidement possible.
Expérience personnelle : Des diverses méthodes apprises au contact de Toyota, dans le cadre de l’amélioration d’une usine d’un groupe qui fournissait ce constructeur et dont j’étais responsable de la clientèle asiatique, j’applique surtout la méthode des « 3 fois pourquoi ? ». Elle consiste, face à un dysfonctionnement, de faire poser par le groupe de personnes concernées la question « pourquoi ? » à 3 reprises, de façon à aller chercher derrière les premières réponses les véritables sources du problème et à pouvoir définir ensuite un plan d’amélioration efficace.